Recomendaciones para delegar la asignación de nóminas y presupuesto a usuarios en el Módulo de Seguridad.

Recientemente conseguí en mis archivos, una información muy valiosa para agilizar los procesos administrativos en el Sistema Integrado de Gestión para Entes del Sector Público (SIGESP), en cada una de sus Instituciones. 

Dicha información fué remitida con anterioridad, con el fin de delegar en las areas de Talento Humano y Presupuesto, las asignaciones de algunos procesos dentro del Sistema, específicamente en el Módulo de Seguridad.

En el precitado Módulo, se habilitará las siguientes permisologías a los Coordinadores o Directores según su competencia o a las personas que ellos deleguen, el proceso que se indica a continuación:

1. Asignar Nóminas a Usuarios (al encargado con competencias a Nómina)
2. Asignar Personal a Usuarios (al encargado con competencias a Nómina)
3. Asignar Presupuesto a Usuarios (al encargado con competencias a Presupuesto)
4. Asignar Unidad Ejecutora a Usuario (al encargado con competencias a Presupuesto)

No obstante, el proceso no solo es de asignar, sino tambien deshacer la asignación que pudiera tener el Usuario o Usuaria.

La delegación de éstos procesos se realiza, porque regularmente las áreas antes mencionadas, a medida de sus procesos administrativos, necesitan crear nuevas Nóminas, nuevas Estructuras Presupuestarias y por consiguiente las Unidades Ejecutoras y a su vez visualizarlas.

En caso, que no estén presentes los Usuarios o Usuarias antes mencionados, el personal de Tecnología, como Administradores del Sistema, realizarán dichas asignaciones.

Es meneter informarle a los Usuarios de éstas áreas e indicarle la metodología a seguir, para la asignación y el reverso de las asignaciones de las opciones antes mencionadas.

Esperando que sea de gran ayuda, la información antes mencionada.

Carga de Accidentes y Enfermedades en Sigesp

Recientemente me realizaron una pregunta si se podría crear o realizar una base de datos, para la carga de las enfermedades, ya que querían saber del personal que sufren enfermedades según su patología y para tener una data para un operativo futuro de medicamentos.

A medida, que avanzaba la conversación con esa persona, le indiqué que en el Módulo de Recursos Humanos, existe una opción en el cual, los analistas de dicha área, deben definir las enfermedades, para así asociarla al personal y a su vez emitir reportes correspondientes.

Un error muy común es nuestras Instituciones, es creer que el Módulo de Nómina es lo único que tiene las dependencias en competencia del área de Talento Humano para sus procesos, y por ello hacen caso omiso al Módulo de Recursos Humanos, bien sea, total o parcialmente.

Ahora bien, para darle forma a este proceso en el Sistema, primero deben de realizar la carga de las enfermedades, tomando en consideración el tipo de riesgo y contagio, según la enfermedad; estás información deben cargarla en la siguiente ruta:

Módulo de Recursos Humanos --> Definiciones --> Tipos de Enfermedades

Ya teniendo la definición de los tipos de enfermedades, se realizaría la carga del personal con las enfermedades, se realizaría en la siguiente ruta:

Módulo de Recursos Humanos --> Procesos --> Registro de Personal --> Enfermedades

Igual se realizaría la carga de los accidentes, asociarla al personal dentro del mismo Módulo.

Ya realizado la inclusión de la información, pueden generar los reportes correspondientes a las enfermedades y/o accidentes, de todo el personal o de manera individual.

Con ésta información, podremos automatizar más nuestros procedimientos administrativos y simplificaríamos las labores manuales que actualmente se ha venido realizando.

Espero que sea de gran ayuda la información expuesta.

Importación de archivos txt

En la actualidad, en muchas Instituciones desconocen que en SIGESP, existe un procedimiento en el cual se realiza la importación de archivos txt o archivos planos, creados a partir de los archivos en formatos según la ofimática de hojas de cálculos.

Se ha retomado éste proceso, tomando en consideración la regularidad de los ajustes salariales decretados por el Ejecutivo Nacional y también cualquier ajuste interno dentro del Sector.

Este procedimiento minimizará la carga manual en el Sistema y con el mismo se realizaría de manera masiva.

Es importante destacar, que dicho procedimiento está concebido en su Sistema actualmente y es de destacar que algunas Instituciones han realizado éste proceso de manera satisfactoria, desde hace un buen tiempo.

Aquí, el enlace a descargar el Instructivo para la Configuración e Importación de archivos txt en SIGESP:

https://drive.google.com/open?id=1AhOnt0jiqFej0Fdm_dn2qPlQb7Iul0Tz

Formulación de Conceptos

Así como se ha venido estandarizando en lo que concierne a la configuración de las Nóminas, en este caso, corresponde a las Formulaciones de los Conceptos de Nómina.

Debido a la alta rotación del personal en el Sector, aunado al desconocimiento de la herramienta y además el no existir un manual de procedimientos en las áreas, se ha incurrido en errores o la reedición de las fallas de antaño, que con el pasar del tiempo se habían subsanado.

Ahora bien, en los años recientes, en el cual las Oficina de Talento Humano de nuestras Instituciones, han unificado criterios a nivel de los conceptos, específicamente en las formulaciones, también se ha tomado en consideración los tildes internos, el cual ayuda en diversos procesos definidos, como por ejemplo: la generación de las prestaciones sociales, las constancias de trabajo, vacaciones, etc.

No obstante, se insta a todas las Oficinas, Coordinaciones, Gerencias de Talento Humano de cada una de las Instituciones, a llenar toda la Ficha de Personal en SIGESP de todos los trabajadores y trabajadoras de la institución, a más data, mas resultados podrán tener y además se simplificarían las labores o trabajos manuales que actualmente estén realizando.

Aquí, el enlace a descargar el cuadro de las formulación de los conceptos de Nómina:

 

https://drive.google.com/open?id=1p7oQr-VurmDprdAqOyAy7Idryy1cgkuc

Configuración de las Nóminas

Una de las cosas que se ha querido realizar, es la estandarización de las configuraciones de las nóminas en SIGESP, después de un tiempo de concebido este Sistema, todavía muchas Instituciones han incurrido en errores a la hora de realizar dichos procesos.

Debido a la alta rotación del personal en el Sector, aunado al desconocimiento de la herramienta y además el no existir un manual de procedimientos en las áreas, se ha incurrido en errores o la reedición de las fallas de antaño, que con el pasar del tiempo se habían subsanado.

Es por ello, que se ha establecido una serie de parámetros, en el cual nos ayuda a simplificar procesos, burocratismo, reducción de la emisión de papelería, con el fin de que las áreas de Talento Humano, Presupuesto y Administración, estén en sintonía o mantengan el mismo criterio de trabajo, es decir, integración.

A continuación, imagen de la configuración de las Nóminas:

Nota 1: cuando las nóminas son configuradas como especiales, éstas automáticamente, deshabilitan la configuración de Aportes y Prestaciones de Antigüedad.

Nota 2: Cuando las nóminas son para Cestatickets, éstas presentan dos configuraciones y según el caso, se utilizará el que corresponda para la Institución:

• Abono en tarjeta de alimentación:
  • Afectación Presupuestaria: Compromete, Causa y Paga.
  • Generar Nota de Débito en Banco
  • Destino de Contabilización: Beneficiario y el código del beneficiario.
• Pago de Tickets en cupones o papel:
  • Afectación Presupuestaria: Compromete y Causa.
  • Cuenta Contable
  • Destino de Contabilización: Proveedor y el código del proveedor, en este caso el prestador del servicio.

Nota 3: Cuando las Prestaciones sean generadas mensual o trimestral, según el caso, la configuración es el siguiente:

• Mensual:
  • Afectación Presupuestaria: Compromete
  • Beneficiario: el Código de la Institución
  • Cuenta Contable de Fideicomiso por Pagar
• Trimestral:
  • Afectación Presupuestaria: Compromete y Causa
  • Beneficiario: el Código de la Institución
  • Cuenta Contable de Fideicomiso por Pagar

Es importante destacar, que los cambios o actualización de las configuraciones de las nóminas deban ser realizadas, a comienzo de mes o antes de generar la primera quincena.